Состав документов для оформления различных видов увольнений
Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ УВОЛЬНЕНИЙ
|
Вид увольнения |
Приблизительный состав документов |
|
Увольнение по соглашению сторон (по п.1 части первой ст. 77 ТК РФ) |
· соглашение сторон о расторжении трудового договора (ст. 78 ТК РФ), · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ) |
· уведомление работника о расторжении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
|
Увольнение по собственному желанию (по п.3 части первой ст. 77 ТК РФ) |
· заявление об увольнении (ст. 80 ТК РФ), · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с сокращением численности или штата (по п.2 части первой ст. 81 ТК РФ) |
· приказ о сокращении численности и/или штата, · утвержденное приказом новое штатное расписание, · письменное уведомление, сделанное за 2 месяца до увольнения работнику, о планируемом сокращении численности или штата (или письменное согласие работника на увольнение без предупреждения за 2 месяца), · сличительная таблица (о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении), · письменное предложение имеющихся у работодателя вакансий работнику (под роспись), · заявление работника об отказе работника от предложенных вакансий, · документы, подтверждающие принятие определенных законом мер при угрозе массовых увольнений, · документы, подтверждающие участие выборного органа первичной профсоюзной организации при рассмотрении вопросов, связанных с расторжением трудовых договоров в связи с сокращением численности и штата (ст. 82 ТК РФ), · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
|
Увольнение работника в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ) |
· утвержденное Положение об аттестации, с которым работник ознакомлен по расписку, · уведомление о сроке аттестации, перечне вопросов и заданий (под расписку), · протокол аттестационной комиссии, · аттестационный лист, · документ, подтверждающий письменное ознакомление работника с результатами аттестации, · письменное предложение увольняемому работнику других вакансий, его письменный отказ, · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с неоднократным неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, когда работник имеет дисциплинарное взыскание (по п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) |
по первому дисциплинарному проступку – · докладная сотрудника, обнаружившего нарушение, · документы, содержащие информацию о трудовых обязанностях, которые нарушены (должностная инструкция или трудовой договор или правила внутреннего трудового договора, пункт которых нарушен), документы, подтверждающие нарушения (акты ревизии, уведомления контрольно-надзорных органов и др.) · объяснительная записка работника, допустившего нарушение, или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то – акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ), · приказ о применении дисциплинарного взыскания (и объявлении замечания или выговора), с которым работник ознакомлен под роспись, или акт об отказе ознакомиться с приказом в случаях, когда работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись (ст. 193 ТК РФ),
по второму дисциплинарному проступку – · докладная сотрудника, обнаружившего нарушение, · документы, содержащие информацию о трудовых обязанностях, которые нарушены (должностная инструкция или трудовой договор или правила внутреннего трудового договора, пункт которых нарушен), документы, подтверждающие нарушения (акты ревизии, уведомления контрольно-надзорных органов и др.) · объяснительная записка работника, допустившего нарушение, или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то – акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ), · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
|
Увольнение за прогул (по подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ) |
· докладная сотрудника, обнаружившего прогул, · акт об отсутствии работника на рабочем месте (акт о прогуле), · объяснительная прогульщика или если в течение двух рабочих дней объяснение не представлено, то – акт об отказе дать объяснения (ст. 193 ТК РФ), · приказ об увольнении, с которым работник ознакомлен под роспись (при отказе работника подписать приказ или в случае невозможности довести приказ до сведения работника на приказе производится соответствующая запись согласно ст. 84.1 ТК РФ) |
Пошаговая процедура увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей
Электронная база данных «Пакет кадровика». Консалтинговая компания «Стратегия»
По первому проступку работника
1. Нужно проверить, имеется ли документ, согласно которому работник обязан исполнять ту трудовую обязанность, которую он нарушил (не исполнил). Работника можно привлечь к ответственности за совершение нарушения (неисполнения) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т.д. Нарушение юридически незакрепленной обязанности не в счет.
2. По факту первого нарушения составляется докладная записка, обнаружившим нарушение. В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
3. Нужно установить отсутствие уважительных причин дисциплинарного проступка работника, убедиться, что работник наверняка не сможет его оправдать в дальнейшем своими болезнями, болезнями родственников, погодными условиями, авариями и т.п.
По первому нарушению у работника берут письменное объяснение (объяснительную записку), чтобы выяснить его обстоятельства и причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания или учитываться при увольнении по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (об отказе дать объяснения). Желательно, чтобы акт заверили три работника.
4. Нужно выяснить, не истекли ли сроки для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. (Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Ст. 193 ТК РФ).
5. Издается приказ о применении к работнику меры взыскания в форме замечания или выговора. См. пример заполнения приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности. Замечание и выговор согласно ст. 192 ТК РФ являются мерами взыскания. Не являются мерами взыскания и не засчитываются при увольнении по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ лишение премии, понижение категории, разряда. Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, на документы, которые это подтверждают, например, докладные записки, уведомления ФНС РФ о просрочке сдачи декларации бухгалтером, если увольняют бухгалтера.
6. Приказ регистрируют в Журнале регистрации приказов (распоряжений). Данный журнал суд тоже в будущем может проверить, если заподозрит, что приказ готовили «задним числом».
7. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт об отказе ознакомиться с приказом. Желательно, чтобы этот акт подписали три работника.
По второму проступку работника
8. В течение 1 года с момента наложения дисциплинарного взыскания на работника за первый дисциплинарный проступок следует второе нарушение (неисполнение) какой-то трудовой обязанности. Нужно проверить, имеется ли документ, согласно которому работник обязан исполнять ту трудовую обязанность, которую он нарушил (не исполнил). Работника можно привлечь к ответственности за совершение нарушения (неисполнения) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т.д. Нарушение юридически незакрепленной обязанности не в счет.
9. По факту второго нарушения составляется докладная записка, обнаружившим нарушение. В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
10. Нужно установить отсутствие уважительных причин второго дисциплинарного проступка работника, убедиться, что работник наверняка не сможет его оправдать в дальнейшем своими болезнями, болезнями родственников, погодными условиями, авариями и т.п.
По второму нарушению у работника берут письменное объяснение (объяснительную записку), чтобы выяснить его причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания или учитываться при увольнении по п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (акт об отказе дать объяснения). Желательно, чтобы акт заверили три работника.
11. Нужно выяснить, не истекли ли сроки для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, т.к. рассматриваемый вид увольнения является дисциплинарным взысканием, поэтому должны соблюдаться положения ст. 193 ТК РФ. (Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Ст. 193 ТК РФ).
12. Далее издается приказ об увольнении (о применении за второе нарушение меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения). Используется унифицированная форма Т-8, утвержденная постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004г. См. пример заполнения приказа.
13. Приказ регистрируют в Журнале регистрации приказов (распоряжений).
14. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Об этом сказано в ст. 84.1 ТК РФ. При отказе работника ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора рекомендуется также акт (акт об отказе ознакомиться с приказом), который заверяется подписями составителя и двух работников. Этот документ может пригодиться в суде в качестве дополнительного доказательства правоты работодателя.
15. После этого с работником производят полный расчет, выплачивают денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, заработную плату и остальные причитающиеся выплаты.
16. Оформляют запись о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке. Запись об увольнении может выглядеть следующим образом:
«Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Или: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Работник заверяет своей подписью записи в трудовой книжке и запись в личной карточке об увольнении.
17. Изготавливают копию трудовой книжки увольняемого работника для архива предприятия. Выдают работнику трудовую книжку в день увольнения. Оформляют об этом запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомления регистрируются в Журнале регистрации уведомлений.
Рекомендуется также составить акт об отказе работника получить трудовую книжку. Он может пригодиться как доказательство невиновности работодателя, если по увольнению возникнет спор, и дело попадет в суд.
Имейте в виду:
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Список обязательных для организации мероприятий и документов по охране труда
Охране труда на предприятиях уделяется до сих пор еще слишком мало внимания. Тем не менее, это весьма серьезная проблема, и касается она практически любого собственника и управленца. И даже не потому, что надо предпринимать какие-либо действия, а, скорее, потому, что все мероприятия по охране труда – это дополнительные затраты (в среднем 1 МРОТ х 12 – из расчета на один год на каждого работника), но еще и потому, что за нарушения в этой области предусмотрена уголовная ответственность руководителя компании.
|
[1] Здесь и далее: Постановление Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. №1/29
[2] Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03) утв. приказом МЧС России от 18 июня 2003 г. N 313
[3] Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда» от 14.03.1997 №12
Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
Шестакова Е., руководитель группы налогообложения УФПС, кандидат юридических наук
Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Штрафные санкции: административная ответственность работодателя
Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:
- воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
- нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
- непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
- непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.
Проверка в компании: необходимые основания
Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:
- планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
- факты несчастных случаев на производстве;
- обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
- информация, поступившая от правоохранительных органов.
Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации.1 Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений.2 Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.
Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе.3
В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
Ревизия организации: какие документы могут быть проверены
Документы можно разделить по следующим видам:
- Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
- Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
- Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).
Таблица 1
Индивидуальные локальные нормативные акты 
Таблица 2
Обязательные локальные акты организации 
Таблица 3
Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета 
Систематизация информации: как организовать документооборот
По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этомнеобходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).
Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.
Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).
На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.
В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала.4 Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии.Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда.5
Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.
Сложные вопросы проверок: судебная практика
Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.
Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.6
Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
1. Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».
2. Статья 360 ТК РФ.
3. Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».
4. Статьи 136 и 140 ТК РФ.
5. Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10.
6. Статья 136 ТК РФ.
Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения
Каменева Е.М., руководитель направления документационного обеспечения управления и архивного дела консалтинговой группы «ТЕРМИКА»
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003) 1 . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:
-
Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?
Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно- распорядительных документах, кроме писем.
-
Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?
Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.
Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:
- «Резолюция»;
- «Отметка о контроле»;
- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
- «Отметка о поступлении документа в организацию».
Рассмотрим основное назначение и способы оформления вышеуказанных реквизитов.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).
Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.
При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления 2. Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими документами, которая еще не успела отмереть.
Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:
- индексом корреспондента,
- индексом вида документа,
- индексом подразделения — исполнителя и т.д.
Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа, которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.
Таблица 1.
Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.
Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.
Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.
При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30–2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.
Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и регистрационным штампом понимается одно и то же.
Реквизит «Резолюция»
Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).
Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.
Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции:
- 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
- 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
- 3 часть — личная подпись руководителя;
- 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.
Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.
В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также трудоемкостью и сложностью поручения).
Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30–2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.
Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.
Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредст венным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредст венным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»
Реквизит «Отметка о контроле»
Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е.резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.
Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответст венно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).
Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.
1 ГОСТ Р 6.30–2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.
2 Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, не является в настоящее время нормативным документом.
Изменения трудового кодекса: что нового они привнесли в нашу работу?
Устьянцев Е.А., к.э.н., ведущий специалист отдела методологичекой поддержки и налогового планирования Налогового управления «Home Credit & Finance Bank»
Измененное трудовое законодательство России вступило в действие с 6 октября 2006 года. При этом в большей степени затронутыми оказались работники кадровых служб и сфера делопроизводства. Изменения коснулись более 300 статей Трудового кодекса, причем многие из них полностью изложены в новой редакции. Кроме того, законодателем было введено более десятка новых статей. Необходимо отметить, что большинство изменений в ТК РФ направлено на устранение имевшихся противоречий и неточностей в нормах трудового законодательства и исключение возможности их неоднозначного толкования.
Для наглядности мы перечислили основные разделы трудового законодательства, которые подверглись изменениям законом № 90-ФЗ от 30.06.2006 г. При этом во 2-й графе таблицы мы поставили прочерк у тех, что остались нетронутыми, а у тех, что подверглись корректировкам, показали, в чью пользу они были сделаны.
Таблица
Итак, давайте рассмотрим внесенные изменения с позиции их практического применения. Сразу оговоримся, что в рамках одной статьи мы сможем осветить только наиболее значимые из них.
Трудовой договор и его стороны
Работодатель — кто он?
Новая редакция Трудового кодекса РФ сохранила понятие «трудовые отношения». Однако смысл, вкладываемый в него, достаточно заметно расширился (ст. 15 ТК РФ). Обновленный ТК РФ значительно более подробно описывает стороны трудовых отношений, в особенности работодателя.
В частности, введены два новых понятия:
- работодатели — индивидуальные предприниматели;
- работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (ст. 20 ТК РФ).
При этом обе названные категории объединены общим понятием «работодатели — физические лица».
Отныне работодателями — индивидуальными предпринимателями признаются не только зарегистрированные предприниматели без образования юридического лица, но и любые лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с законодательством подлежит государственной регистрации либо лицензированию (в том числе частные нотариусы и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты), которые вступили в трудовые отношения с работниками для осуществления своей деятельности. Причем, если такую деятельность названные лица в нарушение требований федеральных законов осуществляют без государственной регистрации либо лицензирования, то это не освобождает их при вступлении в трудовые отношения с работниками от исполнения обязанностей работодателя, которые Трудовой кодекс РФ возлагает на работодателей — индивидуальных предпринимателей (ст. 20 ТК РФ).
Работодателями — физическими лицами, которые не являются индивидуальными предпринимателями, новая редакция ст. 20 ТК РФ признает физических лиц, вступающих в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.
Пример 1
Гражданин Петров Н.И. зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя и осуществляет торговлю продуктами питания в магазине розничной торговли. Для работы в магазине предприниматель заключил трудовые договоры с двумя работниками.
Еще Петров Н.И. нанял няню для своего ребенка, с которой также вступил в трудовые отношения.
При этом к трудовым отношениям предпринимателя с работниками магазина следует применять те нормы ТК РФ, которые написаны для работодателей — индивидуальных предпринимателей. А вот отношения с няней будут регулироваться нормами о работодателях — физических лицах, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Содержание трудового договора
Новые требования ст. 57 ТК РФ разделяют текст трудового договора на:
- сведения и
- условия.
При этом к сведениям, которые должны найти свое отражение в трудовом договоре, помимо наименования (фамилии, имени, отчества) работодателя и фамилии, имени, отчества работника отнесены:
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
А вот условия трудового договора измененными нормами разделены на обязательные (кстати, эта формулировка заменила явно неудачную предыдущую «существенные» старой редакции ст. 57 ТК РФ) и иные.
При этом перечень обязательных условий расширился. В него добавлены:
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Все существенные условия трудового договора, которые присутствовали в прежней редакции Трудового кодекса, воспроизведены и в новой его редакции в качестве обязательных условий:
- место работы;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании работника.
Отсутствие в трудовом договоре каких-либо сведений или обязательных условий не влечет за собой необходимости признания его недействительным (незаключенным). При выявлении подобных недочетов трудовой договор просто должен быть дополнен:
- недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а
- недостающие условия определяются дополнительным соглашением к трудовому договору, заключаемым в письменной форме.
Пример 2
Обратите внимание, что теперь в подтверждение получения своего экземпляра трудового договора работник должен оставить свой автограф и на экземпляре работодателя (ст. 67 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу
Новая редакция Трудового кодекса более строга к проблемам невыхода вновь принятого работника на работу.
Напомним, прежде трудовой договор с таким работником аннулировался в случаях, когда работник не приступал к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели. Теперь же, с введением в действие поправок, работодатель получил право аннулировать трудовой договор, если работник не приступил к работе в день ее начала. И, самое главное, причины невыхода на работу не имеют никакого значения (ст. 61 ТК РФ в новой редакции).
Несмотря на то что аннулированный трудовой договор считается незаключенным, это не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.
Как быть в ситуации, когда момент заключения трудового договора не совпадает с моментом начала работы? Ведь можно подписать договор, к примеру, за месяц или за два до оговоренного дня начала работы. Таким образом, если работник заболеет в период, когда договор подписан, но работник еще не приступил к работе, то работодатель обязан будет оплатить ему больничный, даже если этот работник никогда не приступит к работе. Чтобы надлежащим образом исполнить данную норму, необходимо вести дополнительный учет заключенных трудовых договоров, по которым имеется несовпадение момента заключения и момента начала работы.
В новой редакции трудового законодательства уточняется, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным в том случае, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Тогда при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3-х рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
При этом приказ (распоряжение) руководителя о приеме на работу необходимо предъявить работнику под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы (в отличие от ранее установленного 3-дневного срока со дня подписания трудового договора).
Помимо всего прочего работодателю вменена обязанность при приеме на работу (еще до подписания трудового договора) ознакомить принимаемого сотрудника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, с коллективным договором.
Испытательный срок для работника
В трудовое законодательство внесены изменения, касающиеся испытания при приеме на работу. Так, поправками предусмотрено, что в случае,когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.
Кроме того, устанавливается, что при заключении договора на срок от 2-х до 6-ти месяцев испытание не может превышать 2-х недель.
С вводом в действие поправок к Трудовому кодексу расширен перечень лиц, при приеме которых на работу не может устанавливаться испытание. В число таких лиц, в частности, включены женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет.
Вместе с тем молодые специалисты, которые окончили образовательные учреждения (начального, среднего и высшего профессионального образования) и впервые поступают на работу по полученной специальности, теперь освобождаются от испытания не всегда, а только в случаях если:
- образовательное учреждение, в котором они учились, имеет государственную аккредитацию;
- со дня окончания образовательного учреждения и до поступления на работу по полученной специальности прошло не более одного года (ст. 70 ТК РФ).
Работодатель меняет условия
По общему правилу ТК РФ изменение условий трудового договора (впрочем, как и прежде) допускается только по соглашению сторон. Но по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, работодатель вправе это сделать в одностороннем порядке, но с сохранением трудовых функций работника. Ранее подобную ситуацию регулировала ст. 73 ТК РФ, теперь — ст. 74 ТК РФ. Что же изменилось в новой редакции?
Во-первых, кроме изменения трудовой функции работников, работодатель может изменить и любые другие условия трудового договора (в прежней редакции — только существенные).
Во-вторых, ст. 74 ТК РФ называет некоторые из причин, которые признаются связанными с изменением организационных или технологических условий труда: это изменения в технике и технологии производства и структурная реорганизация производства. Однако необходимо отметить, что этот перечень не является закрытым, т.е. могут быть и другие причины.
В-третьих, при наступлении подобных событий работодатель обязан уведомить работника в письменной форме за два месяца. И не только о предстоящих изменениях, но и о причинах, вызвавших необходимость таких изменений.
В-четвертых, в случае введения режима неполного рабочего времени работодателю нужно учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в особом порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Отменить такой режим ранее срока, на который он был установлен, возможно также только с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Прекращение трудового договора
Поправки, внесенные законом № 90-ФЗ, несколько изменили порядок предупреждения работодателя об увольнении работника по собственному желанию.
Общий срок предупреждения сохранен — это две недели. Однако предусматривается, что для отдельных категорий работников Трудовым кодексом или иным федеральным законом могут быть установлены и иные сроки (например, для проходящих испытательный срок работников) (ст. 80 ТК РФ).
Нормы, регулирующие порядок оформления прекращения трудового договора, тоже изменились.
Так, с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись(напомним, ранее такого требования в Трудовом кодексе не было, оно следовало лишь из подзаконного акта — постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, которое утвердило унифицированные формы такого приказа — № Т–8 для одного работника и № Т–8а для нескольких одновременно увольняемых сотрудников).
В случаях же, когда такой приказ (распоряжение) невозможно довести до сведения работника, на нем производится соответствующая запись. Порядок оформления такой записи не установлен. То есть остается не ясным, нужны ли, свидетели отказа работника или этот факт может засвидетельствовать, например, сам секретарь?
Изменения, внесенные в статью 62 Трудового кодекса, обязывают работодателя выдать уходящему сотруднику еще один документ — данные о начисленных и уплаченных работодателем пенсионных взносах.
Таким образом, полный комплект документов, который необходимо предоставить увольняемому сотруднику, теперь выглядит так:
- безусловная обязанность работодателя:
- трудовая книжка;
- по требованию работника:
- копии приказов о приеме на работу, переводах и увольнении;
- выписки из трудовой книжки;
- справка о доходах и удержанных налогах (НДФЛ–2);
- справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование
- и другие документы на усмотрение работника.
Днем прекращения трудового договора является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (например, работник был в командировке, отпуске или исполнял государственные обязанности — был присяжным в судебном заседании). При этом работодатель, как и раньше, обязан выдать запрашиваемые увольняющимся сотрудником документы в течение трех дней. Новая редакция статьи 62 Трудового кодекса уточняет, что речь идет именно о рабочих, а не о календарных днях. Правда, для этого работнику необходимо написать заявление, где перечислить, заверенные копии каких именно документов работодатель должен ему предоставить. Сказанное не касается трудовой книжки, которая в обязательном порядке должна быть предоставлена увольняющемуся сотруднику в последний день его работы. Поэтому, дабы не задерживаться на «старом» месте, всем увольняющимся или планирующим совершить этот геройский поступок, можно порекомендовать заранее позаботиться о тех документах, которые действительно необходимы, и написать соответствующее заявление не позже чем за три дня до прекращения работы.
Отдельно необходимо упомянуть об изменениях, коснувшихся категории работников, находящихся «в интересном положении».
Расторжение трудового договора с беременной женщиной, так же как и прежде, допускается только в случае ликвидации организации, а теперь еще и в случае прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (ст. 261 ТК РФ).
Отметим, что прекращение деятельности индивидуального предпринимателя подлежит государственной регистрации в порядке, установленном ст. 22.3 Федерального закона № 129-ФЗ от 08.08.2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Государственная регистрация физического лица в качестве индивидуального предпринимателя утрачивает силу после внесения об этом записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). И именно с момента внесения записи в ЕГРИП физическое лицо утрачивает статус индивидуального предпринимателя и считается прекратившим индивидуальную предпринимательскую деятельность. Соответственно, расторжение трудового договора с беременной женщиной возможно только в том случае, если прекращение деятельности индивидуального предпринимателя прошло процедуру государственной регистрации.
В том же случае, когда индивидуальный предприниматель прекратил осуществление какого-либо направления деятельности, но не зарегистрировал прекращение всей своей предпринимательской деятельности, он не вправе расторгать трудовой договор с беременной женщиной.
Если с беременной женщиной заключен срочный трудовой договор и срок его действия истекает в период беременности, работодатель обязан продлить срок действия ее трудового договора до окончания беременности. Для этого женщина должна представить работодателю соответствующее заявление и медицинскую справку, подтверждающую беременность. Данную обязанность предусматривает новая редакция статьи 261 ТК РФ. И такую медицинскую справку работодатель вправе требовать не чаще чем один раз в три месяца. Получается, что в течение периода беременности от женщины может потребоваться представить несколько справок, подтверждающих состояние беременности.
В том случае, если женщина продолжает работать и после окончания беременности, работодатель имеет право расторгнуть с ней трудовой договор в связи с истечением срока его действия. Сделать это работодатель может в течение недели с того дня, когда он узнал или должен был узнать об окончании беременности. Здесь необходимо упомянуть о том, что, если «приятное» положение завершилось удачно и на свет появился Человек (напишем это слово с большой буквы), то «мораторий» на увольнение продлевается еще на некоторое время. А именно, в силу действия статьи 261 Трудового кодекса, увольнение по инициативе работодателя невозможно в отношении:
- женщин с детьми до трех лет;
- одиноких матерей с ребенком до 14 лет (а если ребенок является инвалидом, то до достижения им 18-летнего возраста).
Новация статьи 261 ТК РФ заключается также в следующем: появилось единственное основание для увольнения беременной женщины из действующей организации. Возможно это лишь в случае заключения с ней срочного трудового договора, если она принята на работу на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. По окончании такого трудового договора работодатель обязан предложить беременной женщине другую имеющуюся у него работу. При этом предлагаемая должность может соответствовать квалификации женщины, но может быть и нижестоящей и, соответственно, нижеоплачиваемой. При этом предлагаемая работа должна быть такова, чтобы женщина могла выполнять ее с учетом состояния здоровья. И вакансии должны быть предложены работодателем только в той местности, в которой работала беременная женщина. Основанием для увольнения в данной ситуации будет являться истечение срока трудового договора.
Пример 3
Иванова А.И., работающая бухгалтером в ООО «Актив», ушла в декретный отпуск. При этом на протяжении полугода каждые три месяца она подтверждает свое «приятное» состояние документально. На ее место, на период ее отсутствия, была принята на работу Николаева Н.Я. Спустя месяц выяснилось, что она также находится в «приятном» положении и тоже уходит в декретный отпуск.
В данной ситуации руководитель ООО «Актив» не может по собственной инициативе уволить ни одну женщину. Более того, в силу действия все той же статьи 261 ТК, при благополучном разрешении «приятного» положения у обеих своих работниц он также не может проявить инициативу по их увольнению. Таковы нормы последнего абзаца уже упомянутой статьи.
Трудовые отношения
Трудовая книжка
Если у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует, то работодатель будет обязан по письменному заявлению такого работника (в котором должны быть указаны причины отсутствия трудовой книжки) оформить ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).
Совершенно естественно, что возникает вопрос: а если это лицо не напишет такого заявления? Сможет ли работодатель освободиться от обязанности вести трудовую книжку в этом случае? По нашему мнению, нет. А это означает, что ему придется либо «надавить» на будущего работника, чтобы он написал все же такое заявление, либо отказать ему в заключении трудового договора. Однако в последнем случае не факт, что такой отказ будет признан обоснованным.
Более того, работник может заявить, что никогда не работал по трудовому договору. А в этих случаях, как следует из той же ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан оформить работнику книжку без всяких заявлений.
Наконец-то право вести трудовые книжки получили работодатели — физические лица, но только те из них, которые признаются индивидуальными предпринимателями (ст. 66 ТК РФ). Индивидуальный предприниматель, заключив трудовой договор, теперь не должен регистрировать его в органе местного самоуправления.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые прежде распространялись только на работодателей — юридических лиц, теперь относятся и к индивидуальным предпринимателям. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. А это означает, что помимо самих трудовых книжек им нужно вести:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков с указанием серии и номера);
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при оформлении приема и увольнения работников).
Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69, распространяется на всех работодателей. Покажем, как, следуя ее предписаниям, теперь нужно оформлять в трудовой книжке записи о приеме и увольнении сотрудников индивидуального предпринимателя.
Пример 4
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ и со ссылкой не только на соответствующие статью, пункт статьи, но и на часть статьи ТК РФ (ст. 84.1 ТК РФ). Это положение трудностей вызвать не должно.
Сложнее ситуация обстоит с документом, на основании которого должна вноситься запись в трудовую книжку (в организациях им является приказ). Предприниматели ранее были освобождены от издания приказов по личному составу. Означает ли причисление законодателем их к числу «полноценных» работодателей, что у них теперь появилась необходимость издания аналогичных приказов? Напомним, что действующий порядок заполнения трудовых книжек был принят в 2003 году, то есть тогда, когда внесенных изменений в Трудовой кодекс не было и в помине. А поскольку требования кодекса превалируют над требованиями подзаконных и разъясняющих нормативных документов, то можно предположить, что в скором времени изменения коснутся и текста этих документов. Именно поэтому мы можем рекомендовать индивидуальным предпринимателям уже сейчас начинать вести первичную документацию по личному составу по правилам, предусмотренным ранее только для работодателей — юридических лиц.
Отметим еще одну тонкость. Действующими правилами заполнения трудовых книжек предусмотрено проставление оттиска печати при оформлении надписи об увольнении. Не у всех индивидуальных предпринимателей она есть. Поэтому предприниматель обязан ставить печать только в случае ее наличия.
Совершенно ясно, что в случае, когда сотрудник принят на работу после вступления в силу поправок, нужно применять новые правила. А вот надо ли индивидуальным предпринимателям вести трудовые книжки тех людей, которые приняты на работу до вступления в силу поправок? Нет, не надо. Дело в том, что стаж работы у предпринимателя должен подтверждаться записью в трудовой книжке только с октября 2006 года. А стаж, наработанный у ПБОЮЛа до названной даты, подтверждается трудовым договором.
Ситуация с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, практически не изменилась. Как и ранее, они должны регистрировать трудовой договор с работником в органах местного самоуправления. Новым является то, что факт прекращения трудового договора они обязаны регистрировать тоже. Как и прежде, такая регистрация подтверждает период работы у данного работодателя и внесения сведений о ней в трудовую книжку не требует.
Сверхурочная работа
В соответствии с внесенными в Трудовой кодекс изменениями под сверхурочной работой теперь понимается работа, выполняемая по инициативе работодателя свыше установленной для работника продолжительности рабочего времени, как то:
- ежедневной работы (смены);
- сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, при суммированном учете рабочего времени (ст. 99 ТК РФ).
Действующая в настоящее время редакция ст. 99 ТК РФ положила конец спорам о том, является ли сверхурочной работа, выполненная работником за пределами установленного ему неполного рабочего дня, но в пределах «общей» нормы рабочего времени (под которой обычно понималась 40-часовая норма рабочего времени). Отныне сверхурочной считается работа, выполненная за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени.
Пример 5
Трудовым договором работнику установлен 6-часовой рабочий день (вместо обычного 8-часового) при 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. По письменному распоряжению работодателя работник в течение недели отработал дополнительно 4 часа, уходя домой позже обычного.
Работа, выполненная работником за пределами установленной для него продолжительности ежедневной работы, является сверхурочной и подлежит оплате в повышенном размере.
При этом трудовым договором работнику устанавливается оклад в размере 10 000 рублей в месяц.
В соответствии с изменениями ТК расчет заработной платы работнику будет выглядеть следующим образом (для облегчения расчетов суммарное количество рабочего времени у работника с неполным рабочим днем в месяц составит 120 часов):
- за отработанное в соответствии с трудовым договором время (120 часов) работник получит 10 000 рублей;
- за сверхурочную работу в размере 4 часов:
- среднечасовой заработок у работника составит 10 000 / 120 = 83,33 рубля;
- за первые два часа сверхурочной работы 83,33 × 1,5 × 2 = 249,99 рублей (первые два часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере, ст. 152 ТК РФ);
- за последующие два часа сверхурочной работы 83,33 × 2 × 2 = 333,32 рубля (последующие часы сверхурочной работы оплачиваются в двукратном размере, ст. 152 ТК РФ).
Итого работник за месяц получит 10 000 + 249,99 + 333,32 = 10 583,31 рублей.
А вот письменного согласия работника на сверхурочную работу, которое раньше было обязательным, теперь может и не потребоваться. Случаи, при которых допускается привлечение работников к сверхурочной работе без их согласия, перечислены в ч. 3 ст. 99 ТК РФ. К ним относятся работы:
- необходимые для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
- общественно необходимые, по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;
- необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, т.е. в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
Совместительство
Совместительство — исполнение работником другой оплачиваемой работы в соответствии и на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.
Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству, так же как и прежде, не должна превышать 4-х часов в день. Но ограничение относительно того, что работа по совместительству не должна превышать 16 часов в неделю, в новой редакции ст. 284 ТК РФ отсутствует. Установлена также максимальная продолжительность работы по совместительству в течение одного месяца. Так, работа по совместительству не должна превышать половину месячной нормы рабочего времени, установленной для соответствующей категории работников.
Однако указанные ограничения продолжительности рабочего времени по совместительству не применяются в следующих случаях:
- по основному месту работы работник приостановил работу в связи с задержкой выплаты заработной платы на срок более 15 дней (ч. 2 ст. 142 ТК РФ);
- по основному месту работы работник отстранен от работы в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 или ч. 4 ст. 73 ТК РФ).
В силе осталось условие, согласно которому трудовой договор с совместителем, заключенный на неопределенный срок, может быть прекращен в случае приема на его работу другого сотрудника, для которого она будет основной (ст. 288 ТК РФ). Новым является то, что в этом случае работодатель обязан в письменной форме предупредить работника о прекращении с ним трудового договора не менее чем за 2 недели.
Перенос выходных дней
Выходные и праздничные дни в Российской Федерации указаны в статье 112 Трудового кодекса. Но практически ежегодно некоторые выходные дни переносятся. Так, в 2007 году мы:
- будем работать в субботу 28 апреля, но зато потом гулять подряд 3 дня, с 29 апреля по 1 мая;
- отработав в субботу 9 июня, мы опять получим 3 выходных, с 10 по 12;
- но самое приятное нас ждет в конце декабря, когда, отработав в субботу 29, мы начнем набираться сил для празднования Нового года уже с 30 числа, а далее праздники плавно перетекут на начало 2008 года.
Хорошо, когда можно все заранее распланировать.
Но о переносе выходных дней в 2006 году мы узнали только за 3 дня до его наступления, т.к. соответствующее постановление Правительства вышло лишь 28 декабря 2005 года. Теперь такие досадные обстоятельства не должны повториться, и мы сможем составлять график отпусков и другие планы, не наугад, а обладая исчерпывающей информацией относительно рабочих дней грядущего года.
Отныне правовой акт Правительства, регулирующий порядок переноса выходных дней в очередном календарном году (в случае, если таковое будет иметь место), подлежит официальному опубликованию не позднее чем за месяц до наступления соответствующего календарного года.
«Солдат спит — служба идет»
Следующая поправка вряд ли обрадует работодателей. С октября 2006 года работнику предоставлено право на период приостановления работы в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте.
Право на приостановку работы дает в том числе задержка выплаты заработной платы на срок более 15 дней. И в этом случае работник обязан выйти на работу только на следующий рабочий день после получения письменного уведомления от работодателя о готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода сотрудника на работу.
Отпуск
Для начала напомним вам, какие виды отпусков бывают:
- Ежегодный:
- оплачиваемый:
- основной — стандартной продолжительности (28 календарных дней);
- дополнительный (для некоторых категорий работников, например, с ненормированным рабочим днем или занятым на работах с вредными, опасными условиями труда);
- неоплачиваемый (например, пенсионерам предоставляются 2 недели ежегодно без выплаты отпускных).
- Без сохранения заработной платы — предоставляется по соглашению сторон (не ежегодный).
- Учебный — оплачивается только в том случае, если работник впервые получает образование данного уровня, например, впервые среднее специальное или первое высшее.
- Предоставляемый в связи с рождением ребенка и по уходу за ним:
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет;
- по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет.
- оплачиваемый:
Закон № 90-ФЗ внес некоторые коррективы в порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем по-прежнему составляет 3 календарных дня. Однако заменить его оплатой переработки, например, как за сверхурочные часы, теперь нельзя (ст. 119 ТК РФ). Отпуск придется предоставить в любом случае. Такое изменение представляется вполне разумным. Ранее, напомним, работодатель имел право вместо дополнительных дней отпуска компенсировать переработку сверх нормальной продолжительности рабочего времени оплатой переработанных часов как сверхурочной работы. Но для этого необходимо было вести учет переработанных работником часов, а при ненормированном рабочем дне редко кто это делает.
Дополнительный отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, прежде должен был предоставляться по перечню производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 117 ТК РФ в старой редакции). Предполагалось, что перечень этот утвердит Правительство России с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Однако, несмотря на довольно значительный промежуток времени, этого так и не случилось. До сих пор использовались ранее принятые нормативные акты (например, Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС № 298/П–22 от 25.10.1974 г.). Теперь же перечней не будет. Правительство России (с учетом мнения вышеназванной трехсторонней комиссии) должно будет определить только минимальную продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за вредные и опасные условия труда и условия его предоставления (другими словами, установить критерии, по которым будет определяться наличие вредности в трудовой деятельности работника). А работодатели должны будут сами решать (на основании установленных Правительством РФ критериев), кому предоставить отпуск, а кому нет.
Претерпели изменения и нормы, регулирующие порядок переноса отпуска.
Напомним, ранее работодатель обязан был продлить отпуск, если работник в период отпуска болел, исполнял государственные обязанности и в других случаях, установленных законодательством.
Теперь же работодатель более свободен в таких ситуациях — он может и перенести отпуск на другой период. Судя по формулировке статьи 124 ТК РФ в новой редакции, можно не спрашивать согласия работника на такой перенос, а лишь учесть его пожелания относительно сроков переноса отпуска.
Заметим, что формулировка «учет пожеланий» звучит несколько неопределенно. А если, например, пожелание работника будет состоять в том, чтобы отгулять отпуск сразу после болезни? Означает ли это, что работодатель теряет право переноса отпуска на другой период и он автоматически продлевается (как раньше)? Пока ответов на эти вопросы нет.
Кроме всего прочего, поправки, внесенные в Трудовой кодекс, позволили решить одну из самых нашумевших проблем старой редакции. Теперь работодатель вправе выплачивать работнику деньги только вместо частей ежегодных оплачиваемых отпусков, превышающих 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть из каждого ежегодного отпуска (если у работника их скопилось несколько) работник обязан непременно использовать 28 календарных дней; и только за остальные части он может получить деньги.
Пример 6
Работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 12 календарных дней (всего 40 календарных дней). В силу производственной необходимости он не использовал отпуск за предыдущий рабочий год. Таким образом, в текущем году работник имеет право на 80 календарных дней отпуска.
Из этих 80 дней он может получить (по письменному заявлению) денежную компенсацию только за дополнительный отпуск в 24 календарных дня (12 + 12), а основной оплачиваемый отпуск в общем размере 56 календарных дней (28 + 28) он должен использовать по своему прямому назначению.
Отдельно следует отметить те изменения, которые направлены на обучающихся в учебных заведениях работников. Так, оплачивать один раз в учебном году проезд к месту нахождения учебного заведения работодатели теперь будут обязаны только работникам, успешно обучающимся в вузах (ч. 3 ст. 173 ТК РФ в новой редакции).
В то же время работникам, обучающимся в образовательных учреждениях среднего профессионального образования, проезд к месту нахождения учебного заведения по-прежнему должен оплачиваться работодателем независимо от успеваемости (ст. 174 ТК РФ в новой редакции).
Успеваемость работника в случае предоставления ему учебного отпуска подтверждается справкой-вызовом. При этом предполагается, что учебное заведение не выдаст справку-вызов неуспевающему работнику.
Как подтвердить успеваемость в случае оплаты проезда? Никакого специального документа не предусмотрено. Несмотря на это работодатель имеет право потребовать от работника предоставления документа произвольной формы (например, справки), который подтверждал бы отсутствие академической задолженности (несданных экзаменов, зачетов, лабораторных, курсовых работ, рефератов и т.п.).
Такие гарантии и компенсации обязательно должны предоставляться только работникам, которые впервые получают образование соответствующего уровня. Работникам, которые уже имеют образование соответствующего уровня, гарантии и компенсации предоставляются только по соглашению между работником и работодателем, выраженному в письменной форме (трудовой договор, соглашение об обучении) (ч. 1 ст. 177 ТК РФ в новой редакции).
Ранее статья 120 ТК РФ определяла, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Пример 7
Работник взял отпуск на 2 недели, начиная со среды 1 ноября 2006 г.
И если бы 6 ноября не был праздничным днем, то, отгуляв 14 дней, выходить на работу ему пришлось бы 15-го ноября.
Но из-за праздника все сдвинулось на 1 день. Таким образом, отпускные выплачиваются за 14 календарных дней, а гулять можно будет все 15.
Эта норма давала основания некоторым специалистам утверждать, что не нужно оплачивать праздничные дни, приходящиеся на период учебного отпуска. В то же время учебный отпуск всегда предоставляется на определенный календарный период и не подлежит переносу, в том числе из-за того, что в это период попали праздничные дни. Теперь же статья 120 ТК РФ прямо определяет, что нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней только ежегодного основного либо дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска это положение не касается.
Чтобы определить размер полагающихся отпускных, нужно умножить число календарных дней отпуска на средний дневной заработок сотрудника.
Ранее средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчислялся за последние 3 календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и потом на 29,6.
По новым правилам средний заработок будет исчисляться за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы сначала на 12 и потом на 29,4. Таким образом, для расчета среднего заработка для оплаты отпусков установлен период в 12 месяцев, то есть такой же, как и для всех остальных случаев расчета среднего заработка.
Однако обратите внимание: статья 139 Трудового кодекса по-прежнему разрешает организации при расчете отпускных и компенсаций выбирать расчетный период, который отличается от предусмотренного законодательством (прописав его в коллективном договоре или локальном нормативном акте — о последнем документе старая редакция кодекса не упоминала). То есть работодатель может продолжать исчислять отпускные и компенсацию, исходя из среднего заработка за три последних месяца. Но только при условии, что применение такого расчетного периода не ухудшает положения работников.
Средний заработок: считаем по-новому
Кадровикам и бухгалтерам самое время пересчитать декабрьский средний заработок для выплаты отпускных и командировочных сумм. Теперь он рассчитывается по-новому. Дело в том, что ранее Положением об особенностях исчисления средней заработной платы* было предусмотрено, что в случае повышения в расчетном периоде окладов средний заработок корректируют на специальный коэффициент.
При этом было неясно, что делать, если перед наступлением события, с которым связано сохранение среднего заработка (отпуска или командировки), оклад был официально снижен. Надо учитывать только повышения или в расчет принимаются также и понижения оклада, произошедшие за это время? Теперь постановлением Правительства РФ** определены точные правила расчета коэффициента индексации. Подробнее об этом читайте в следующем номере журнала.
*Утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
**Постановление Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. № 916 «О внесении изменений в пункт 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»(опубликовано 18 ноября, вступило в силу по истечении семи дней после публикации).
Загадки формы № Т-8
Юрьева Л.Н., юрист
Уверены, многие из вас не раз заполняли приказ об увольнении работника (унифицированная форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) опрекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утв. постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1). И, скорее всего, вы каждый раз «спотыкались» о графу:
О том, что сотрудники Госкомстата сочли «ненужным» и что необходимо «зачеркнуть», мы и поговорим в нашей статье.
Сразу отметим, что законодательного ответа на данный вопрос нет. Как, впрочем, и нет никаких официальных разъяснений на этот счет. Поэтому никакие проверяющие органы не смогут сказать, что в данной графе приказ заполнен неверно (как бы он ни был заполнен). Существует несколько версий оформления «проблемных» строк, обоснованных и не очень, которые предлагают эксперты. Их вы и можете озвучивать инспекторам при проведении проверки в случае возникновения у них вопросов. Кроме того, собранные нами аргументы в пользу нескольких версий помогут вам выбрать одну из них для того, чтобы ей следовать и оформлять все подобные приказы на своем предприятии единообразно.
Версия 1
Многие специалисты уверены, что заполнять следует обе строки графы приказа (в верхней указать дату и номер трудового договора, а в нижней – дату увольнения работника, то есть последний день его работы). При этом зачеркивать ничего не нужно, поскольку (опять же, по мнению экспертов) форма приказа составлена некорректно.
Пример 1
Версия 2
Как мы помним, до принятия Кодекса законов о труде в 1992 году с работниками не заключали трудовых договоров. Причем даже после введения такой обязанности «старые» работники могли сами решать, заключать им с работодателем трудовой договор или нет. Поэтому существует версия, что если с работником не заключался трудовой договор, то зачеркивается фраза «Прекратить действие трудового договора» и заполняется дата увольнения.
Пример 2
Версия 3
Но на этом версии не заканчиваются. Бытует мнение, что прекращение, расторжение трудового договора и увольнение работника – это абсолютно разные вещи.
Законодатель использует термин «прекращение»:
-
в случаях со срочным трудовым договором (ст. 79 ТК РФ),
-
при обстоятельствах, не зависящих от воли сторон (ст. 83 ТК РФ),
-
при нарушении установленных законом правил заключения трудового договора (ст. 84 ТК РФ).
«Расторжение» трудового договора фигурирует в случаях, предусмотренных статьями:
-
78 (по соглашению сторон),
-
80 (по инициативе работника) и
-
81 (по инициативе работодателя).
«Увольнение» имеет место быть при дисциплинарном взыскании (ст. 192 ТК РФ).
Таким образом, если трудовой договор прекращает свое действие, то в приказе следует заполнять строку «Прекратить действие трудового договора…» и зачеркивать строку «уволить…» (см. Пример 3).
И наоборот следует поступать при расторжении трудового договора либо увольнении работника (см. Пример 2).
Пример 3
Все бы хорошо, но здесь есть некоторые нестыковки.
Во-первых, в статье 77 ТК РФ перечислены общие основания прекращения трудового договора (куда включаются и основания его расторжения). То есть получается, что «прекращение» – понятие более широкое, которое включает и «расторжение».
Во-вторых, законодатель постоянно смешивает понятия «увольнение» и «расторжение». Так, например, согласно статье 80 ТК РФ, трудовой договор расторгается по инициативе работника. Но в то же время работник пишет «заявление на увольнение по собственному желанию».
В-третьих, мы знаем, что записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа и формулировка записи должна четко соответствовать Трудовому кодексу РФ. А в Инструкции по заполнению трудовой книжки (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69, далее – Инструкция) законодатели предлагают формулировки «уволен по собственному желанию» (когда в ТК РФ речь идет о расторжении трудового договора) или, например, «уволен в связи с неизбранием на должность» (когда имеет место прекращение трудового договора).
Фрагмент документа
Часть 1 статьи 83 ТК РФ:
Трудовой договор подлежит прекращению по следующим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон:
1) призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
2) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
3) неизбрание на должность;
4) осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;
5) признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
6) смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
7) наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;
дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
9) истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
10) прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска;
11) отмена решения суда или отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе;
12) приведение общего количества работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Правительством Российской Федерации для работодателей, осуществляющих на территории Российской Федерации определенные виды экономической деятельности.
Фрагмент документа
Часть 1 статьи 84 ТК РФ:
Трудовой договор прекращается вследствие нарушения установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил его заключения (пункт 11 части первой статьи 77 настоящего Кодекса), если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы, в следующих случаях:
заключение трудового договора в нарушение приговора суда о лишении конкретного лица права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
заключение трудового договора на выполнение работы, противопоказанной данному работнику по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
отсутствие соответствующего документа об образовании, если выполнение работы требует специальных знаний в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом;
заключение трудового договора в нарушение постановления судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, о дисквалификации или ином административном наказании, исключающем возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Версия 4
Единственное, что не вызывает противоречий, – это прекращение трудового договора в связи со смертью работника. Здесь и ТК РФ, и Инструкция солидарны.
Вследствие этого существует еще одна версия (уже четвертая) оформления приказа об увольнении: единственный случай, когда заполняется строка «Прекратить действие трудового договора…» – это либо смерть работника, либо признание его умершим или безвестно отсутствующим.
Трудный выбор
Однако если при прекращении трудового договора по иным основаниям (ст. 79, 83 и 84 ТК РФ) мы зачеркнем строку «уволить…», то в приказе некуда будет ставить дату увольнения! Ведь дата составления приказа далеко не всегда совпадает с датой увольнения (например, в том же случае со смертью работника).
Итак, рассмотрев все приведенные мнения относительно заполнения приказа об увольнении работника, автор склоняется к первой версии – о том, что чиновники допустили оплошность при составлении формы приказа. Таким образом, автор рекомендует заполнять обе строки, если, конечно, трудовой договор с работником был заключен.
Документальное оформление замены отпуска денежной компенсацией
Хачатурян Ю.А. , юрист, эксперт журнала
«Физики» и «лирики»
Статья 126 ТК РФ гласит: «Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах или работах с вредными или опасными условиями труда не допускается.»
Данное положение законодательства вызывало вокруг себя множество споров и дискуссий. Одни знатоки трудового законодательства утверждали, что переводу в денежный эквивалент подлежат только дни дополнительного оплачиваемого отпуска, другие же считали, что «обменять на наличность» можно и дни основного.
Письмо Министерства труда и социального развития от 25.04.2002 г. № 966–10 поставило точку в этом споре между «физиками» и «лириками». В частности, в нем было сказано, что решение этого вопроса возможно по соглашению сторон, или, иначе говоря, соответствующее положение Трудового кодекса можно применять и так, и эдак.
Процедура проведения замены отпуска денежной компенсацией на практике часто вызывает затруднения. Особенно много сложностей возникает в связи с «конвертацией» части основного отпуска, превышающей 28 календарных дней, в денежный капитал. В данной статье мы постараемся разъяснить, каким образом оформляется подобное превращение.
Откуда излишки?
Для образования «отпускных излишек», если можно так выразиться, необходимо, чтобы человек не отгулял полный отпуск или его часть за предыдущий период.
Согласно части 3 статьи 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12-ти месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Норма, касающаяся данного вопроса, есть и в статье 125 ТК РФ. В частности, в части 2 данной статьи сказано, что отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течении текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Проанализировав эти положения ТК РФ, можно представить два случая, когда складывается ситуация, при которой сотрудник не отгулял отпуск в положенное ему время:
- Первый вариант: сотрудник лелеял мечту уйти в отпуск, но для родной организации его потенциальное отсутствие грозило крахом и погибелью, в связи с чем руководство попросило бедолагу не покидать свой «отчий» дом, на что тот жертвенно согласился;
- Второй вариант: сотруднику все-таки удалось уйти на покой, но посредине отпуска его опять-таки попросили вернуться, мотивируя тем, что без его присутствия в организации ну никак не обойтись.
В обоих указанных случаях, во-первых, желательно иметь письменное обоснование тому, что предоставление отпуска работнику можетнеблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.
Во-вторых, необходимо получить письменное согласие работника:
- в первом случае — только на перенесение отпуска на следующий год;
- во втором случае помимо этого понадобится еще и согласие на отзыв его из очередного отпуска.
Отзыв из отпуска обычно оформляется следующим образом. Непосредственный начальник пишет служебную записку с просьбой отозвать из очередного отпуска своего подчиненного. В данном документе обязательно должна быть указана причина, по которой «бедолагу» возвращают на свое рабочее место. Согласие работника может быть подтверждено соответствующей надписью внизу данного документа. Предлагаем вам пример оформления служебной записки (см. Пример 1). На основе данной служебной записки издается приказ об отзыве работника из очередного отпуска (см. Пример 2).
Для получения согласия работника на перенесение отпуска на очередной календарный год можно составить уведомление (см. Пример 3) и уже на его основании издать приказ (см. Пример 4).
Техника замены основного отпуска денежной компенсацией
Итак, дни основного оплачиваемого отпуска «передвинулись» на следующий период. Наступает новый рабочий год и у сотрудника появляется выбор:
- либо отгулять все «набежавшие» дни в совокупности (28 полагающихся в этом году дней плюс неотгуленный отпуск за прошлый год),
- либо отдыхать только 28 дней основного отпуска, остальные же заменить денежной компенсацией.
Чтобы получить денежную компенсацию, работнику следует написать письменное заявление. Выражение согласия в иной форме (составление соглашения, «утвердительная» надпись на служебной записке или уведомлении) будет противоречить ТК РФ. Трудовой кодекс предполагает, что инициатива подобной замены должна исходить исключительно от работника.
Допустим, что работник не смог отгулять все 28 календарных дней отпуска, полагающиеся ему за период с 02.09.2004 по 01.09.2005, а был в отпуске только с 04.06.2004 по 19.06.2004 — 15 дней. Тогда заявление сотрудника будет выглядеть так, как показано в Примере 5.
На основании заявления издается соответствующий приказ. См. Пример 6. Стоит отметить, что работник может попросить заменить денежной компенсацией не только весь «хвостик» в 13 календарных дней, превышающих 28, но и 12, 11, 10 дней и т.д. Тогда он будет отдыхать соответственно 29, 30 или 31 день.
В личной карточке работника (форма Т–2) делаются необходимые записи (фрагмент данной формы см. в Примере 7).
Закрываем блок записей в трудовой книжке при увольнении работника
Романова Ю.Э., главный эксперт-консультант Специализированного центра правовой информации «ПРАВОВЕСТ»
Кто подпишет?
Подписывает работодатель
Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнению трудовых книжек 1 (далее – Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.
Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей2 (далее – Правила). Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели – физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно – он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель – юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется – вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.
Делегируем полномочия
Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности поведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).
Пример 1
Индивидуальный предприниматель также может назначить ответст венным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.
Временное замещение ответственного
Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельнооформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).
Пример 2
Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.
Как должна выглядеть ваша подпись?
Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:
Пример 3
Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:
«Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)
Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании.
Согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:
-
наименование должности лица, подписавшего документ;
-
личная подпись;
-
расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. Пример 4).
Пример 4
Конечно, более уместно было бы указывать на титульном листе трудовой книжки следующую формулировку:
«Фамилия лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)
Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим делопроизводителям приходится разбираться, каким образом вносить «подпись разборчиво».
Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит «подпись». Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов3.
Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и саматрудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации4. Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.
Подпись индивидуального предпринимателя
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».
Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.
А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:
Пример 5
Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до аббревиатуры «ИП»? С одной стороны, нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений. С другой стороны, по мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет подобное сокращение, поскольку ни Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них изменений и дополнений, которые бы привели их в соответствие с новыми положениями Трудового кодекса РФ относительно индивидуальных предпринимателей) не содержат никаких пояснений на этот счет.
Выходом может быть также такое оформление:
Пример 6
Конечно, это не совсем соответствует составу реквизита «подпись», установленному ГОСТом Р 6.30-2003, но следует принять во внимание, что у индивидуального предпринимателя не имеется должности вообще. Кроме того, в п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…».
Все эти вопросы будут сняты, если индивидуальный предприниматель назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
(п. 45 Правил).
Внимание на подпись работника!
С записями ознакомлен?
После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо, чтобы свою подпись поставил работник5. Тут творчество наших коллег поистине не знает границ. Чаще всего работник ставит свою подпись под чутким руководством секретаря (кадровика или бухгалтера), и в итоге может появиться подпись следующего вида:
Пример 7
Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано ранее, это является недочетом.
Второй недочет – наличие не предусмотренной ни одним нормативно-правовым актом формулировки «с записями ознакомлен». Откуда она появляется в трудовых книжках работников? Как поясняют некоторые практики на предприятиях, пример такой записи был взят ими на вооружение у опытного коллеги или из какого-нибудь справочно-практического пособия, статьи и т.п. Некоторые при этом ссылаются на п. 35 Правил, где закреплено, что «все записи … заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью … и подписью самого работника». По их мнению, заверение должно выглядеть именно таким образом.
Однако если внимательно прочитать п. 35 Правил, то обнаружится, что заверение должно в равной степени производиться и со стороны работодателя, и со стороны работника. Тогда почему же, например, кадровик не пишет: «Записи верны. Инспектор по кадрам 
А.А. Самойлова»?
Дело в том, что кадровые работники и бухгалтеры, в отличие от специалистов по делопроизводству, в данном случае не совсем верно понимают слово «заверение». Словосочетание «заверяется подписью» следует понимать буквально, дословно. «Заверить подписью» означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе.
Расшифровывать или нет?
Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи ответственного за ведение трудовых книжек (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки.
Пример 8
Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной подписи. По их мнению, подпись и личная подпись – вещи тождественные. Естественно, это не так.
Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись, например, такие: 
. Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, к которой привыкли мы.
По этим причинам расшифровка нужна обязательно. Однако и тут находятся возражения.
Считается, что расшифровка подписи (личной подписи) работника при закрытии блока записей не нужна, так как работник подписывался на титульном листе трудовой книжки и всегда есть возможность сличить одну личную подпись с другой. На первый взгляд это кажется обоснованным. Но представим, что увольняющийся работник – женщина, которая вышла замуж и изменила фамилию. На титульный лист трудовой книжки были внесены соответствующие изменения. Например, работница носила фамилию Волкова, а по мужу стала Зайцевой. На этом основании по всем правилам прежняя фамилия «Волкова» была аккуратно зачеркнута, а новая фамилия «Зайцева» – внесена вместо старой. Однако на титульном листе трудовой книжки эта работница не проставляла другой подписи, соответст вующей ее новой фамилии, ведь это не предусмотрено правилами. Опять получается, что подпись без расшифровки, заверяющая блок записей при увольнении, является «бесхозной».
С должностью или без?
Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например, « 
И.И. Иванов».
Но отсутствие указания на должность делает реквизит «подпись» неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись увольняемого работника должны производиться по одинаковым правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий. Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. Пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.
Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник – уже «отрезанный ломоть», то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку таковой у него не имеется.
Но такой аргумент противоречит нормам Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы человек еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника никуда не делась.
Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на должность в подписи работника.
В то же время есть один нюанс. Представим, что увольняющийся сотрудник занимал должность юрисконсульта. Его подпись будет выглядеть так:
Пример 9
А теперь представим, что увольняется инженер автоматизированных систем управления технологическими процессами отдела технического обеспечения (именно так выглядит это название согласно штатному расписанию, трудовому договору с работником и записи о приеме в трудовой книжке). Воспроизведение подобных названий должностей может занять полстраницы в трудовой книжке (в зависимости от почерка работника). Понятно, что это может быть крайне неудобно. Другая интересная ситуация может возникнуть, когда ведением трудовых книжек занимается, например, инспектор по кадрам, а увольняемый сотрудник имеет аналогичную должность. Как быть в этих случаях? По мнению автора, можно заменить наименование должности на слово «работник»:
Пример 10
Дело в том, что пункт 35 Правил говорит о том, что «все записи … заверяются … и подписью самого работника». При этом и ГОСТ Р 6.30-2003 формально будет соблюден, и обе подписи (того, кто вносит записи в трудовую книжку, и увольняющегося работника) будут выполнены единообразно.
Автор советует работодателям не увлекаться длинными и «цветистыми» названиями должностей. Это не всегда удобно для кадрового делопроизводст ва, и к тому же могут возникнуть проблемы с кадровыми перестановками6.
Место для подписей и печати
Принято, чтобы подписи ответственного за ведение трудовых книжек и работника располагались в графе 3 одна под одной, без пропуска строк.
Как уже упоминалось, иногда личная подпись увольняющегося работника стоит на одной строке с подписью секретаря или инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз секретарем (или инспектором по кадрам), особенно если его «настоящая» подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, если эти две подписи сделаны по всем правилам, то они никак не могут уместиться на одной строке. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает по следовательность совершения подписей – сначала подпись ответственного лица, затем – работника.
Строго говоря, после того как ответственное лицо произвело свою подпись, оно должно сразу проставить печать. Но на практике печать часто ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.
По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжкатакая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Некоторые ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрывал дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.
Автор советует не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.
Какая печать?
Согласно нормативным документам в трудовой книжке может проставляться как печать самой организации, так и печать отдела кадров.
Печать отдела кадров не является обязательной, чаще всего работодатели обходятся только одной печатью на все случаи. При этом если печать отдела кадров все же есть, следует иметь в виду, что проставляется она только на подписи кадровика. Если в силу каких-то причин запись об увольнении оформляет сам руководитель (например, при отсутст вии на работе инспектора по кадрам), то его подпись может быть заверена исключительно печатью организации. При этом обратная ситуация (печать организации проставлена на подпись кадровика) абсолютно правомерна даже в том случае, если в организации имеется печать отдела кадров.
Если же в организации отдела кадров нет, то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Многие используют в таких случаях печати, на которых написано «для документов» или «для кадровых документов». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (т.е. печать соответствующего структурного подразделения), а не на какую-то иную простую печать. То есть использовать печать «для документов» или «для кадровых документов» в трудовой книжке некорректно. Впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание. Но если строго следовать указанным нормативно-правовым актам, секретарь должен заверять свою подпись в трудовой книжке только печатью организации.
Итак, запись об увольнении внесена и заверена подписями и печатью и вручена работнику на руки. При этом нужно не забыть дать работнику на подпись личную карточку по форме Т-2 и Книгу учета движения трудовых книжек. После этого сотрудничество с работником можно считать оконченным.
* * *
Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное – это профессиональная гордость специалиста, которая не должна позволить пренебрегать даже малейшими правилами в своей профессиональной сфере.
Изменились правила ведения трудовых книжек? Да!
Раньше все было просто. Новую трудовую книжку мы заводили только работнику, который устраивался на свое первое место работы. Если же прежняя трудовая книжка была утеряна или повреждена, вместо нее выдавался дубликат. Теперь же в обоих случаях мы должны оформить новую трудовую книжку! Какие возможности для недобросовестных работников открывают новые положения Трудового кодекса? Все подробности в статье «Вместо дубликата выдаем новую трудовую книжку», опубликованной в августовском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
1 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
2 Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
3 Следует обратить внимание на то, что записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений. В то же время инициалы в реквизите «подпись» не являются в этом смысле сокращением, поэтому писать полностью имя и отчество необязательно.
4 При этом приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации и подпадает под действие ГОСТа Р 6.30-2003. Также входит в этот классификатор такой документ, как книжка чабана (гуртоправа, табунщика и др.).
5 Заметим, что подпись работника снимается в трудовую книжку, если он непосредственно присутствовал при оформлении увольнения в последний день работы. Исключения из этого правила составляют случаи, когда работник отсутствует на работе в этот день или по каким-либо причинам отказывается поставить свою подпись в трудовую книжку (п. 39 Правил).
6 Например, если структурное подразделение указано в трудовом договоре вместе с наименованием должности, «передвинуть» работника в другой отдел (цех) на ту же самую должность можно лишь в порядке перевода, а не более удобного в этом случае перемещения.
Мониторинг законодательства
- Указ Президента РФ от 5 февраля 2010 г. N 146 "О Военной доктрине Российской Федерации" 08.02.2010
- Постановление Правительства РФ от 3 февраля 2010 г. N 52 "Об утверждении Правил включения в фирменное наименование юридического лица официального наименования "Российская Федерация" или "Россия", а также слов, производных от этого наименования" 08.02.2010
- Постановление Правительства РФ от 3 февраля 2010 г. N 47 "Об утверждении Правил хранения, ношения и применения специальных средств должностными лицами, осуществляющими государственный лесной контроль и надзор" 08.02.2010
- Постановление Правительства РФ от 2 февраля 2010 г. N 36 "Об установлении коэффициента индексации размера ежемесячной страховой выплаты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" 08.02.2010
- Приказ Минюста РФ от 14 января 2010 г. N 1 "Об утверждении Порядка изменения территории деятельности нотариуса" 08.02.2010
- Приказ МЧС РФ от 11 ноября 2009 г. N 626 "О порядке отбора граждан на службу (работу) в федеральную противопожарную службу" 08.02.2010
- Письмо Фонда социального страхования РФ от 10 декабря 2009 г. N 02-10/07-12722 08.02.2010
- Постановление Правительства РФ от 4 февраля 2010 г. N 56 "О предоставлении в 2010 году из федерального бюджета субсидий российским кредитным организациям на возмещение выпадающих доходов по кредитам, выданным российскими кредитными организациями в 2009 - 2010 годах физическим лицам на приобретение автомобилей" 07.02.2010
- Постановление Конституционного Суда РФ от 28 января 2010 г. N 2-П "По делу о проверке конституционности положений абзаца второго пункта 3 и пункта 4 статьи 44 Федерального закона "Об акционерных обществах" в связи с жалобами открытых акционерных обществ "Газпром", "Газпром нефть", "Оренбургнефть" и Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (ОАО)" 07.02.2010
- Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 23 декабря 2009 г. N 1014н "Об утверждении формы решения о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и формы требования об их возмещении" 07.02.2010
Цитаты дня
- Цитата 5132 — Жан РостанУмного счастья не бывает.
- Цитата 5131 — Жан РостанЕсли бы могли предвидеть будущее, оно показалось бы нам таким же скучным, как и прошлое.
- Цитата 5130 — Жан РостанБог — это свалка наших мечтаний.
- Цитата 5128 — Огюст ДетёфЕсть три разряда людей: высокомерные, гордые и прочие. Прочих я еще никогда не встречал.
